Autorka: Hana Švábíková
Jak vytvořit pracovní prostředí, kde se lidé cítí bezpečně, otevřeně komunikují, efektivně (spolu)pracují a jsou zapojeni do změn, které posouvají tým kupředu? Posunout nás mohou malé kroky – začít tím, že vědomě zmapujeme současný stav a pokusíme se o drobné, postupné experimenty. Právě ty mohou vést k dlouhodobějším a udržitelným změnám.
Text, který vznikl původně pro komunitu SUHR, nabízí konkrétní tipy, jak změny v týmu rozjet, a inspiraci, jak zlepšit kulturu vašeho fungování. Protože kulturou nejste, kulturu nemáte, kulturu děláte.
Článek kombinuje můj backround lektorky nenásilné komunikace – zejména přemýšlení nad potřebami a komunikačními vzorci, a moji praxi v roli HR a facilitátorky.
Odkud to vzít…
Zmapujte prostředí
Když se pouštím do podpory týmů, které chtějí otevřeněji a efektivněji komunikovat s respektem k potřebám všech, zkoumáme nejdřív, jak funguje prostředí, ve kterém se pohybujeme. Podobně jako si občas nejsem jistá, jestli se mým pokojovým rostlinám nedaří proto, že jsem je zalila málo nebo moc nebo jsem je vystavila průvanu. Pokud chcete změnu, zkoumejte nejdřív, jak bezpečný prostor pro komunikaci mají zaměstnanci. Jestli se nebojí vyjádřit svůj názor, být autentičtí, sdílí s kolegy i nepříjemné situace a umí si vypomoct. Je to v okolních týmech stejné? Pokud jiné, čím to je?
Bezpečí je základ
Pokud existuje bazální bezpečí a lidé spolu mluví, skládá se nám mapa procesů, které už doteď existují. Každý tým totiž má procesy, i když o tom neví. Proces je plynutí informací, vztahů, odpovědností, kapacit… Jen je často nemáme sdílené a zavedené vědomě a postavené na reálných potřebách. Na začátku tedy stojí za to pojmenovat aktuální stav. Tak dohledáme, že se informace zaseknou vždycky u Karla, ten ale neví, že je má vzít na poradu, že dvě kolegyně pracují na paralelních projektech a mohly by si sdílet know-how, že má Petra opakovaně dojem, že ji nikdo neslyší, přitom má nápady na inovace, že je Luboš zavalený a štve ho, že si toho nikdo nevšimne, a Markéta má pravidelně hotové úkoly před termínem.
Udělejte z lidí parťáky
Mimochodem, pro každou změnu je zásadní její začátek. A u fungování týmu potřebujeme nejdřív aktivního lídra a kolegy a kolegyně, které do změny takzvaně nahrajeme, získáme je a zapojíme. Je pochopitelné, že jsou ke změnám obezřetní, dost možná to není poprvé, co po nich někdo něco chce, a ne vždy to přineslo ovoce. Zapojení lidí je ale klíčové pro úspěch. Je to i jejich tým a my chceme angažované spolupracovníky, kteří náš plán třeba ještě vylepší. Pokud je začneme brát jako parťáky a parťačky, jejich ochota třeba trochu změnit i své chování, pravděpodobně vzroste. Mluvte s nimi o změnách včas a transparentně. Mít jasno v tom, kdo do čeho může mluvit a co se stane s podněty, je fajn vědět předem. Komunikujte taky o tom, proč jste se vůbec do práce na procesech pustili a jaké to bude mít dopady na ně a jejich práci.
Co říká firemní kultura?
Díky rozhovorům s lidmi, ale taky dotazníkům, stínování nebo dalším technikám, kterým dá firma zelenou, zjistěte, která místa tým nejvíc pálí a na co dává smysl se zaměřit. Jestli jsou to konflikty, transparentnost, otevřenost, spolupráce… Přichází fáze, kdy se hodí ladit naše záměry s firemní kulturou a vizí. Ne v každé firmě musí být všichni se všemi kamarádi, vidět do všech dat nebo na všem spolupracovat. Definujte si ve spojení s firemními hodnotami, jaké chování chcete u lidí podpořit a co z toho je nejdůležitější: A) vůči firemní vizi, B) vůči vašim lidem. Tyto dvě věci se mají doplňovat a podporovat, ne nadřazovat jedna druhé. Bez sebe nebudou fungovat.
Každý má moc
Pokud víte, co vám dává smysl jako firmě a do jakých prioritních témat se pouštíte, můžete si udělat plán aktivit. Většina týmů ale nemá mnoho kapacit navíc, ať už finančních nebo časových. Možná se na to taky cítíte sami a chcete udělat aspoň něco, aby se prostředí kolem vás mohlo začít měnit, i pokud nejste v rozhodovací roli. Tak jen chci říct, že můžete. Ano, bude to vyžadovat dvakrát tolik sil, ale zapálení je nakažlivé a každá malá věc se počítá, i když potrvá déle, než bude vidět.
Experimentujte
Jsem fanoušek experimentů a ne vždy fandím radikálním změnám. Nepopírám, někdy je to třeba – například jasně nastavit hranici nevhodnému chování. Ale většinou, když se na mě (HR)lidi obrací, jak začít efektivněji komunikovat v týmu, tak říkám: zkuste nejdřív malý experiment. Experimenty dovolují procesy měnit postupně, a iterovat. Nevyžadují tolik energie hned do začátku. Pečlivě zvážíte, co chcete zkusit a prostě to otestujete. Například si řeknete, že byste se víc chtěli věnovat v týmu tomu slavit, co se vám daří. Co když místo speciální porady jen na konci porady položíte ostatním otázku, co se jim povedlo v posledním týdnu nebo ji napíšete do Slacku?
Udržujte si přehled a nevzdávejte to
Jako u každého projektu, reflektujte, co to s lidmi dělá. Netvořte si domněnky a nelámejte hůl příliš brzy. Když se vrátíme k příkladu s oslavováním – pokud vás kolegové hned nezahrnou zájmem, dýchejte, vysvětlujte, buďte konzistentní. Vy víte, proč to děláte. Změna většinou znamená nekomfort a tak často přináší odpor. Jako budování návyku, jako když chcete začít cvičit, nejdřív to bolí. Pokud máte dojem, že něco nefunguje, dejte domu aspoň čtvrt roku. Tak zažijete náročnější i klidnější období a získáte trochu nadhled a důkazy pro vyhodnocení aktivity. Neznamená to nevšímat si odporu a jít proti, v průběhu času můžete dělat malé změny, sbírejte zpětnou vazbu, pozorujte, umožněte lidem navrhovat úpravy – nečekejte na výsledky, pojďte jim naproti. Když se na ty začátky pak podíváte s odstupem času, bude vám to připadat jako malý počáteční zádrhel.
10 experimentů směrem k efektivní komunikaci
Slyšeli jste někdy někoho říkat “vše je o komunikaci”? K této větě to sklouzává celkem často, když hledám významná místa na mapě procesů. Učím komunikaci a souhlasit nemůžu. Podle mě je potřeba pracovat na jiných zásadních věcech: nespolupracujeme proto, abychom komunikovali. Výsledky i výkon chceme. Zároveň je komunikace katalyzátorem spolupráce, potřebujeme ji, pokud se chceme posouvat správným směrem. Ve firmách poměrně často dojdeme k tomu, že pokud chtějí pracovat na týmových procesech, začínáme u kultury komunikace. Pokud chcete tvořit takové prostředí, kde se spolupráci díky komunikaci daří, doporučuju začit třeba jedním z těchto způsobů:
- Mějte meetingy pro lidi: potkávejte se někdy nejen nad výsledky vaší práce, ale taky nad tím, jak v ní lidem je. Podporujte autenticitu, dávejte prostor pro prožívání a zároveň veďte lidi k tomu, aby se svými emocemi uměli pracovat.
- Zjistěte, jaké potřeby a očekávání mají vaši kolegové a kolegyně od spolupráce: na čem jim záleží v interakci s druhými, co je pro ně zásadní pro to, aby mohli pracovat naplno.
- Nastavte si týmová komunikační pravidla: najděte strategie, jak si neskákat do řeči, vymyslete, jak pravidelně chcete komunikovat a v jakých kanálech, do kdy počítáte s odpověďmi, jaká témata patří na poradu a jaké stačí vyřešit online…
- Veďte náročné diskuze: nevyhýbejte se tématům, se kterými si nevíte rady na první dobrou. Máloco vás může tak moc posílit jako tým. Naučte se základy facilitace, společná setkání pečlivě připravujte a když si nevíte rady, pozvěte si externího facilitátora.
- Nastavte si mechanismy pro řešení konfliktů: ví vaši zaměstnanci, jak postupovat, když se ocitnou v konfliktu, se kterým si sami neví rady? Popište, co mohou v takové situaci dělat a na koho se obrátit.
- Diverzita je dobrá věc: i když občas náročná. Pojmenujte si své odlišnosti, seznamte se s tím, co vám přináší a jaké jsou jejich stinné stránky. Jak se to projevuje každý den v práci?
- Dělejte check-iny a check-outy: zeptejte se na začátku třeba jen “S čím dnes přicházíte?”. Může to být s bolestí hlavy, s otázkou, s dobrou náladou… Ať je setkání online nebo fyzicky, je užitečné vědět, v jakém stavu jsou lidi kolem. Na konci zase můžete zjišťovat “S čím odcházíte?”, což může pomoct pracovním nedorozuměním v tom, kdo si bere jaký úkol, ale taky osobním v tom, jak jsme dnešní atmosféru vnímali. Budete tak vc ve spojení se svými lidmi – nejen s rolemi, které máte v týmu.
- Podporujte parťáctví: ať mají zaměstnanci svého buddyho. Hodně to ušetří zaměstnancům, vedoucímu i firmě. Může to být člověk, za kterým jdu, když potřebuju poradit pracovně. Ale taky klidně někdo z úplně jiného oddělení, za kterým ale můžu přijít, když se necítím dobře. Je to vyjednaná zakázka a oba víme, že jsme tu pro sebe.
- Ohlížejte se za odvedenou prací a poučte se:: může to vypadat různě. Retrospektivy, reflexe, sdílení failů a fuck-upů, schůzky zaměřené na řešení problémů. Normalizujte, že to jsou zdroje pro to, abyste příště byli lepší. Spolu.
- Oslavujte: výzkumů, jak moc napomáhá kultivování vděčnosti wellbeingu, je mnoho. Vytvořte si prostor jen pro to. Místo, kde sdílíte radosti, úspěchy, malé i velké. Čerpejte z toho, když se daří.
To jsou časté způsoby, jak začít. Každému bude fungovat něco jiného. Co je pro někoho jednoduché, je pro jiného neudělatelné. Vyberte si to, co bude sedět vám. Experimenty nestačí dlouhodobě, ale je to skvělý začátek.
Přeji vám odvahu, laskavost a vytrvalost.